Molto spesso i committenti di traduzioni, sia professionisti del settore legale sia privati cittadini, si trovano del tutto disorientati quando si tratta di presentare ad autorità estere un atto o documento formato in Italia e viceversa.
Oltre all’ovvia traduzione verso l’italiano o verso la lingua straniera, è infatti talvolta necessaria la complicata procedura di legalizzazione di firma.
Ma parlare di traduzione legalizzata è un errore macroscopico che può generare fraintendimenti fra cliente e traduttore. Vediamo di fare un po’ di chiarezza a beneficio tuo in quanto committente della traduzione e a beneficio della deontologia professionale.
Cosa si intende per legalizzazione e a cosa serve?
Nell’ordinamento italiano, la definizione di legalizzazione di firma si ritrova all’art. 1 del D.P.R. 445/2000 – Testo Unico sulla documentazione amministrativa, in base al quale la legalizzazione consiste nell’“attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa”.
La legalizzazione è quindi l’attestazione legale dell’Autorità che ha apposto la propria firma su un dato documento, nonché dell’autenticità della firma stessa. Si tratta dunque di un’ulteriore convalida della firma che serve a certificare la provenienza degli atti e la qualifica di chi li ha firmati.
Con la legalizzazione di firma non si certifica l’autenticità del contenuto dell’atto che viene legalizzato.
Quando è richiesta la legalizzazione di firma?
L’art. 33 del D.P.R. 445/2000 sancisce la legalizzazione di firma come requisito essenziale per gli atti da e per l’estero.
La mancanza della legalizzazione comporta che un atto pur valido ed efficace nel Paese di provenienza non produce effetti legali
in un altro di destinazione.
In particolare, l’atto pubblico straniero non verrà considerato come tale in Italia, bensì solo come scrittura privata non autentica. Al contrario, gli atti e i documenti formati in Italia richiedono la legalizzazione di firma affinché abbiano valore se presentati a un’autorità estera.
Dove si fa la legalizzazione di firma e chi eroga il servizio?
Per presentare un atto o documento da legalizzare all’autorità competente non occorrono requisiti specifici; può infatti farlo direttamente l’interessato o anche un’altra persona incaricata, come ad esempio il traduttore a cui ti sei rivolto per la fase di traduzione.
L’autorità presso la quale si deve far legalizzare un atto o documento dipende dalla situazione specifica. Cerco di spiegartelo qui in maniera più chiara e schematica possibile, facendo qualche esempio concreto.
Atti e documenti italiani da presentare all’estero
L’articolo 33, comma 1 del D.P.R. 445/2000 stabilisce che le firme sugli atti e documenti formati in Italia e da valere all’estero davanti ad autorità estere “sono legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso”.
In Italia la legalizzazione viene dunque apposta per delega del Ministero degli Affari Esteri dalla Prefettura territorialmente competente se il documento da legalizzare ha natura amministrativa come nel caso di documenti emessi da enti pubblici (ad es. comune), da un organo della struttura sanitaria, da istituti scolastici, i cui responsabili firmatari abbiano depositato la firma presso quella Prefettura. Vale a dire che per legalizzare un certificato di stato civile rilasciato dal Comune di Ravenna occorre rivolgersi esclusivamente alla Prefettura di Ravenna e non ad altre.
Nel caso in cui il documento da legalizzare sia invece un atto di natura giudiziaria o notarile (ad es. certificato del casellario giudiziale, atti redatti da notai e funzionari degli uffici giudiziari, traduzioni asseverate), la competenza per la legalizzazione spetta alla Procura della Repubblica, Ufficio Legalizzazioni e Apostille, presso il Tribunale nella cui giurisdizione l’atto è stato formato. Vale a dire che la firma di un notaio di Ravenna non potrà mai essere legalizzata da altra Procura se non quella che ha sede presso il Tribunale di Ravenna, perché il notaio ha depositato lì la sua firma.
Se ad esempio hai necessità di produrre all’estero un certificato di stato civile (ad es. atto di nascita, di matrimonio, ecc.) o un certificato di titolo di studio, dovrai chiedere la legalizzazione del certificato originale con firma autografa alla Prefettura della stessa città in cui è stato rilasciato. Per poter invece notificare all’estero un decreto ingiuntivo emesso dal Tribunale di Ravenna, ad esempio, si deve innanzitutto legalizzare la firma del giudice che ha emesso il decreto presso la Procura di quel Tribunale.
La legalizzazione di firma è una formalità che deve essere espletata prima della fase di traduzione perché anche il timbro che legalizza la firma del soggetto firmatario deve essere oggetto di traduzione.
Una volta ottenuta la legalizzazione del documento potrai poi incaricare un professionista della traduzione asseverata nella lingua del paese estero di destinazione (leggi questo articolo per sapere a cosa serve l’asseverazione).
Atti formati all’estero da far valere in Italia
Per il caso inverso, vale a dire di un atto o documento formato all’estero che deve essere presentato alla pubblica amministrazione italiana, l’articolo 33, comma 2 del D.P.R. 445/2000 prescrive che “le firme […] sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.”
Questo significa che se da cittadino straniero vuoi ad esempio far valere in Italia un certificato di stato civile proveniente dal tuo paese estero di origine o di stabile residenza, il documento rilasciato dall’autorità straniera deve innanzitutto essere legalizzato dal governo del paese in questione (Ufficio del Governo o Ministero degli Affari Esteri) e quindi munito della legalizzazione del Consolato o dell’Ambasciata italiana nel paese d’origine.
Anche in questo caso, la legalizzazione deve obbligatoriamente essere apposta sul testo di partenza in lingua straniera prima che il traduttore esegua la traduzione in italiano e la asseveri con giuramento come conforme al contenuto del documento estero. La traduzione deve includere infatti anche la legalizzazione di firma.
Se invece il documento in lingua straniera non è formato in un paese estero, bensì rilasciato da una rappresentanza diplomatica o consolare estera presente in Italia, la firma viene legalizzata dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’autorità estera stessa.
Tempi e costi della legalizzazione
I tempi necessari per ottenere la legalizzazione di firma nel nostro paese variano da città a città. Ad esempio presso la Procura della Repubblica del Tribunale di Ravenna sono necessari circa due/tre giorni a partire dalla data di deposito dell’atto o documento da legalizzare.
Al momento attuale la procedura comporta solo il costo per gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera presente in Italia che devono valere nel nostro paese. Questi sono infatti soggetti a marca da bollo nella misura fissa di 16,00 euro.
La marca da bollo per la legalizzazione di firma è dovuta inoltre quando anche il documento formato in Italia da legalizzare è in bollo.
Casi di esenzione dalla legalizzazione
Come stabilito al comma 5, art. 33 del D.P.R. 445/2000, l’atto o il documento sono esentati dall’obbligo della legalizzazione in presenza di accordi bilaterali o internazionali che prevedono una dispensa per tipi specifici di atti. Ecco i principali:
1. Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961
Nei Paesi che hanno sottoscritto e ratificato la Convenzione de L’Aja del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, tra cui l’Italia, la legalizzazione degli atti e dei documenti rilasciati da autorità straniere si espleta in una forma più semplificata con l’apposizione della cosiddetta apostille.
L’apostille non è altro che un timbro speciale di forma quadrata conforme al modello allegato alla Convenzione stessa e ne puoi vedere un esempio nell’immagine di copertina di questo articolo. L’apostille è apposta sull’atto da parte dell’autorità che ciascun Paese interessato ha individuato come competente a farlo nella legge con cui ha ratificato la Convenzione.
In termini più pratici, se hai bisogno di far valere in Italia un certificato estero (supponiamo il tuo certificato di nascita) o viceversa dovrai verificare se il Paese che lo ha rilasciato e quello di destinazione sono aderenti alla Convenzione dell’Aja. In caso affermativo, dovrai poi rivolgerti all’autorità competente dello Stato di rilascio per ottenere l’apostille sul documento, prima di affidarlo al traduttore per la traduzione asseverata.
Per un elenco dei Paesi aderenti alla Convenzione consulta questa pagina ufficiale, mentre qui puoi trovare i nomi e i contatti delle autorità competenti ad apporre l’apostille per ciascuno Stato ratificante.
L’apostille può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all’estero da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti esteri eventualmente rilasciati in Italia dall’autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente.
A differenza dell’atto munito di legalizzazione consolare, che può essere fatto valere in uno Stato straniero specifico, l’atto munito di apostille si può utilizzare direttamente in tutti gli Stati aderenti dell’Aja.
2. Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987
Questa convenzione, ratificata anche dall’Italia, sopprime fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Italia, Lettonia, Estonia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente, come l’apostille, anche quando l’atto debba essere prodotto alle rappresentanze consolari di tali paesi sul territorio di uno stato che non ha ratificato la convenzione.
3. Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976
Questa convenzione consente il rilascio di estratti plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di alcuna traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti senza legalizzazione o formalità equivalenti. Consulta qui gli Stati attualmente aderenti.
4. Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968
La convenzione sopprime la necessità della legalizzazione per gli atti e i documenti redatti dalle ambasciate e/o dai consolati dei paesi aderenti alla convenzione.
5. Regolamento (UE) 2016/1191 del 16.02.2019
Il Regolamento, applicabile dal 16 febbraio 2019, sancisce per tutti gli stati membri dell’UE l’esenzione dalla legalizzazione e dell’apposizione dell’apostille per i documenti pubblici, tra cui documenti amministrativi, atti notarili, sentenze e documenti consolari in alcuni settori. Il regolamento introduce inoltre moduli standard multilingue in undici ambiti per evitare gli obblighi di traduzione.
Il valore aggiunto del tuo traduttore di fiducia
Come si è visto quindi la legalizzazione di firma non è un servizio reso dal professionista a cui affidi la traduzione del tuo documento, per cui è improprio parlare di traduzione legalizzata. Un traduttore esegue la traduzione del documento, ma non ha il potere di legalizzare proprio nulla!
Ma per quale motivo allora dovresti comunque rivolgerti alla sua professionalità? In cosa può agevolarti ed esserti di grande aiuto? In cosa consiste il valore aggiunto che ti offre?
In primo luogo, il traduttore che lavora in ambito giuridico-legale conosce bene le disposizioni e le procedure che ho illustrato sopra e può quindi muoversi con maggiore agilità. Anche laddove non avesse piena conoscenza di un dato ordinamento, come può accadere dati i numerosi paesi con i quali si possono avere rapporti, sa comunque a quali autorità rivolgersi.
Questo ti dà la certezza del buon esito della tua pratica in quanto otterrai esattamente quello che ti serve.
Il tuo traduttore di fiducia può inoltre occuparsi per te, dietro compenso, di presentare e ritirare i documenti da legalizzare presso i vari uffici di volta in volta competenti con un forte risparmio del tuo prezioso tempo. Nel caso di una traduzione asseverata di un documento da far valere all’estero, per esempio, la legalizzazione della firma del funzionario di cancelleria dinanzi al quale il traduttore rende il suo giuramento deve essere obbligatoriamente effettuata dalla Procura della Repubblica che ha sede presso lo stesso Tribunale in cui opera il funzionario. Per questo è più pratico per te affidare almeno la presentazione in Procura del documento legalizzato al traduttore stesso, che si trova già in quella sede per l’asseverazione.
Se sei incerto sulla procedura da seguire per presentare il tuo documento estero a un’autorità italiana per una specifica pratica o, viceversa, per produrre il tuo documento italiano tradotto da far valere all’estero, non esitare a scrivermi al mio indirizzo [email protected] oppure a contattarmi tramite il pulsante WhatsApp che trovi nell’angolo in basso a destra dello schermo. Studierò il tuo caso e ti offrirò la consulenza che ti permetterà di ottenere quello che ti serve!